V minulém článku jsme se podívali na zoubek tomu, jak nám Google Workspace usnadňuje komunikaci. V tomto článku se zaměříme na další jeho funkce, díky kterým se nám společně pracuje o dost lépe! 

Sdílené dokumenty a týmová spolupráce

Co bylo snad ještě horší než špatná komunikace? Neaktuální dokumenty a ztracené tabulky! Někde se vždycky válela nějaká verze dokumentu a nikdo pořádně nevěděl, jestli to je ta aktuální verze nebo ta, kterou jsme odpískali minulý měsíc. A nevíte někdo, kde je aktuální tabulka s dovolenýma? Ne? Aha, bych ji potřebovala…

K tomu se pak nabalovala zahlcující e-mailová komunikace, zbytečné telefonáty, stres, nervy a hromada ztraceného času hledáním nebo vytvářením nové tabulky.

V Google Workspace máme vše na jednom místě a všichni k dispozici! Hlavně všichni pracujeme na aktuální verzi.

Dokumenty

Spolupráce v reálném čase

Díky Google Disku a Dokumentům spolupracujeme na projektech v reálném čase. Tímto způsobem jsme si usnadnili sdílení materiálů mezi pracovišti a různé týmy mohou pracovat na stejných dokumentech, tabulkách nebo prezentacích bez časové prodlevy. Navíc máme všechny potřebné soubory na jednom místě, což eliminuje zmatky a usnadňuje přístup ke klíčovým informacím.

Komentáře a návrhy

Pokud potřebujeme k dokumentu napsat nějaké poznámky nebo komentáře, nemusíme zasahovat přímo do dokumentu, ale můžeme jen okomentovat určitou část dokumentu. Ten zůstane nezměněný a my se zvlášť ve vlákně pobavíme nad danou připomínkou.

Oceňujeme i návrh změn. Někdo napíše, co by napsal jinak – jsou vidět úpravy i původní verze, ale nejdříve musí dojít ke schválení změn, aby se to propsalo rovnou do dokumentu.

Historie verzí

Každá úprava je zaznamenána, což znamená, že se můžeme vždy vrátit k dřívější verzi dokumentu, pokud je to potřeba. Zároveň se můžeme mrknout, kdo a kdy jaké změny provedl.

Hlasové psaní

Funkce hlasového zadávání nám umožňuje převést řeč na text, což je užitečné pro rychlé poznámky nebo zápisy.

Offline režim

Oceňujeme, že dokumenty můžeme upravovat i offline. To se hodí když cestujeme vlakem nebo jsme někde, kde není přístup k internetu. Prvně tedy musíme upozornit ostatní, ať na tom dokumentu nikdo nepracuje, protože nám by se v dokumentu změny v offline režimu neukázaly. Jakmile se hodíme online, změny v dokumentu se propíšou a víme, že jsme tu cestu na školení ve vlaku využili efektivně 🙂

Tabulky

Už bychom se se spoustou bodů opakovali. Tabulky pro nás mají stejné výhody jako dokumenty. Platí tady spolupráce v reálném čase, historie změn, offline režim, komentáře a návrhy. Kromě toho bychom ještě rádi vypíchli pár bodů, které nám hodně šetří čas.

Pokročilé vzorce a funkce

Google Tabulky nabízejí řadu vzorců a funkcí (od základních jako SUM nebo AVERAGE až po složité jako QUERY a IMPORTRANGE), což umožňuje nám umožňuje dělat komplexní výpočty a analýzy.

Podmíněné formátování

Můžeme si nastavit různé barvy pro buňky na základě hodnot (např. zvýraznit vysoké nebo nízké hodnoty), což mnohonásobně zlepšuje přehlednost tabulky.

Grafy a vizualizace dat

Data si můžeme snadno vizualizovat pomocí grafů a diagramů. Díky tomu lépe analyzujeme a prezentujeme data.

Filtry a filtrační pohledy

Funkce filtrů a filtračních pohledů nám umožňují sledovat specifická data, aniž by došlo k narušení struktury nebo obsahu hlavního listu.

Tabulky toho umí fakt spoustu a věříme, že tabulkoví guru s tím umí zázraky. My jsme se naučili základní a mírně pokročilé funkce, které i tak nám samy o sobě hodně usnadňují týmovou spolupráci. Hodně se nám teď líbí předpřipravené šablony tabulek, které si pak upravíme podle sebe.

Bezpečnost dat

V neziskovém sektoru je ochrana dat klíčová. Google Workspace nám nabízí zabezpečené úložiště a nástroje pro správu přístupů, což znamená, že máme pod kontrolou, kdo má přístup k citlivým informacím, což je pro nás důležité.