Věčně plná e-mailová schránka, přeposílání dokumentů, ztracené tabulky, zahlcený papírový diář, zbytečné telefonáty… Nechtěli jsme ať nás tento (ne)systém v práci brzdí a stresuje. Proto jsme se rozhodli s tím zatočit a hledali jsme cestu ven. Našli jsme si Google Workspace pro neziskové organizace. 

Google Workspace nám nabízí nejlepší řešení, jak udržet v chodu všechna naše pracoviště. Usnadnili jsme si komunikaci, lépe se nám spolupracuje, všechny dokumenty a tabulky máme na jednom místě a navzájem si sdílíme kalendáře pro efektivnější plánování schůzek. Všechno v bezpečí a chráněné. Jdete do toho taky? Ukážeme vám, v čem nám Google Workspace nejvíc pomáhá.

Bezplatný Google Workspace pro neziskové organizace

Velkým benefitem pro nás jako neziskovou organizaci je, že Google Workspace můžeme využívat zdarma. Tento program od Googlu je speciálně zaměřený na podporu neziskového sektoru a umožňuje nám plně využívat veškeré funkce – od komunikace přes ukládání dat až po správu týmových aktivit – bez nákladů. To nám ušetřené prostředky umožňuje investovat přímo do naší činnosti.

Sjednocení komunikace

Není nic horšího než telefon, který začne zvonit uprostřed soustředěné práce s dotazem "Obdržel jsi ten e-mail?" Marně přemýšlíte, který e-mail. "No přece ten, kde se Katka ptá, jestli na vánočním večírku bude i jídlo pro vegetariány!" A veškerá soustředěná práce je fuč. Teď už máte v hlavě jen večírek, catering a otázku, proč se Katka ptá na vegetariánský raut, když včera obědvala lososové rizoto.

Gmail

S Gmailem zkrotíte veškerou poštu a nebudete se děsit toho otevřít v pondělí ráno e-mailovou schránku. Jaké jeho funkce používáme nejvíc? 

Štítky a filtry: 

Podle štítků si organizujeme e-maily podle určitých témat, projektů nebo klientů. Pomocí filtrů pak máme nastavené, aby určitý typ e-mailu přecházel automaticky do specifického štítku, archivoval se nebo se označil jako důležitý. 

Automatické odpovědi a šablony:

Líbí se nám, že šablony e-mailů nemusíme mít nikde bokem, ale máme je přímo v Gmailu. Automatické odpovědi se hodí, když máme třeba dovču, lékaře nebo dlouhodobou nemocenskou – nevypadáme v komunikaci jako ignoranti.

Odložení odeslání a zpětné zrušení odeslání:

A zpětně zrušení odeslání? To je topka! Je tady někdo, kdo nikdy neposlal e-mail bez přílohy? Tak teď máte krátkou chvíli na to si to uvědomit a e-mail ještě doupravit = přidat tam rychle přílohu!

Google Workspace není jen gmail

Gmail je napojený na další googlovské aplikace, jako jsou Kalendář, Meet nebo Disk. Přímo z Gmailu tak snadno vytvoříme událost, sdílíme soubor nebo spustíme videohovor, což nám zrychluje celou spolupráci.

Gmail toho umí ještě víc. Dokáže upozornit na důležitý e-mail, můžete s ním pracovat offline, navolíte si důvěrný režim, nastavíte si prioritní poštu, snadno si vyhledáte jakýkoliv e-mail… Práce s ním je intuitivní, jednoduchá a celé jeho prostředí je uživatelsky přívětivé.

Chat

Když jsme se ptali kolegů, co jim na Google Workspace vyhovuje nejvíce, velice často tam padal chat. Komunikace přes něj je totiž rychlá, jednoduchá, přehledná. Nevyrušuje tak jako telefonát, nezahlcuje tak jak e-mail.

Prostory

V naší organizaci ho využíváme na maximum. Posíláme si zprávy jak soukromě, tak máme vytvořené prostory, ve které jsou vždy přítomni kolegové, kterých se daný prostor týká.

Notifikace a status

Vyhledávání

Stejně jako Gmail i chat nabízí pokročilé vyhledávání, které nám umožňuje rychle najít konkrétní zprávy nebo soubory v chatech. To je obzvlášť užitečné při práci na projektech, kdy potřebujeme sledovat starší konverzace nebo vyhledávat dokumenty.

Napojení na celý Workspace

A opět jedna z nejdůležitějších vlastností, napojení na celý Workspace. Sdílení dokumentů, tabulek, vytváření úkolů, integrace s kalendářem…

Kalendář

"Co ta Katka zas dělá? Kde je? Proč není na chatu a nezvedá telefon?"

AHA!

Kdyby Katka a její kolegové používali sdílený kalendář, tak by Tomáš věděl, že má Katka dovolenou...

Sdílený kalendář patří k dalším stěžejním benefitům, který sjednocuje celý náš tým, komunikaci i spolupráci.

Události a připomínky:

Každou událost, kterou přidáme do kalendáře, můžeme doplnit o podrobnosti jako místo, čas a popis. Hodí se i notifikace, která nás včas upozorní na plánovanou schůzku, abychom nemuseli s notebookem, kávou a zákuskem utíkat na schůzku za pět dvanáct.

Sdílení kalendářů:

Napojení na Google Meet:

Hodně často míváme porady a schůzky online. Je nás hodně, pracujeme na různých pracovištích a občas se stane, že má někdo z kolegů home office.

Kalendář má integrovaný Google Meet – při vytváření události stačí kliknout na "Přidat Google Meet" a odkaz na videohovor je připraven. Jednoduché a bez dalšího hledání odkazů!

Připomenutí úkolů přes Google Úkoly:

Pokud potřebujeme připomenutí, že musíme něco udělat, můžeme přidat úkol přímo do Kalendáře přes Google Tasks. Kalendář nám ukáže, co všechno máme ten den stihnout, ať už jde o porady nebo jednotlivé úkoly.

Označení dostupnosti:

Když potřebujeme čas pro soustředěnou práci nebo pauzu, můžeme označit svou dostupnost. Tak snadno zabráníme tomu, aby nám kolegové naplánovali meeting do chvíle, kdy se potřebujeme soustředit. Zároveň si do kalendáře zapisujeme na kterém pracovišti se zrovna nacházíme, jestli máme home office a jednoduše nastavíme i dobu kdy nejsme v práci. Tam se pak v nastavení dají vypnout i notifikace = work life balance! 🙂

Synchronizace napříč zařízeními:

Díky propojení s mobilními aplikacemi máme Kalendář k dispozici kdekoliv. Nemusíme se bát, že jsme zapomněli diář – stačí mít telefon a snadno se podíváme na svůj denní plán odkudkoliv.

Google Kalendář tak zajišťuje, že máme všechny schůzky, úkoly i důležité termíny pod kontrolou, a zefektivňuje celý pracovní den.

A co další super funkce?

Protože to, jak s Google Workspace pracujeme, a v čem nám pomáhá, by vydalo pomalu na nějakou brožuru, rozhodli jsme se, že o další tipy se s vámi podělíme příště. Abyste o další článek nepřišli, nezapomínejte odebírat naše newslettery! 🙂